Archiwizacja dokumentów – czy jest obowiązkowa?
Archiwizowanie dokumentów jest określone przepisami prawa. Przepisy zawarte w ustawie o rachunkowości mówią o tym, jak długo należy archiwizować konkretne dokumenty. Za nieprzestrzeganie tych przepisów grożą kary, które przewidział ustawodawca. Archiwizacja jest więc obowiązkowa. Jej sposób określa kierownik przedsiębiorstwa lub osoba odpowiedzialna za archiwizację. Które dokumenty i jak długo należy przechowywać?
Archiwizowanie dokumentów – jakie dokumenty należy przechowywać?
Porządkowanie dokumentów i archiwizowanie ich jest obowiązkowe. Przede wszystkim należy przechowywać dokumenty, które dotyczą przychodów oraz rozchodów przedsiębiorstwa. Wszystkie dokumenty, które podlegają archiwizacji, są określone w ustawie. To, m.in.:
- dowody księgowe,
- rejestry VAT zarówno z zakupów jak i sprzedaży,
- deklaracje,
- dokumenty związane z podatkiem dochodowym,
- ewidencja sprzedaży,
- kopie rocznych zeznań podatkowych.
Przez ile czasu archiwizowanie dokumentów jest obowiązkowe?
Archiwizacja dokumentów – ile lat należy je przechowywać?
Przedsiębiorca musi zadbać o właściwe porządkowanie dokumentów. Dzięki temu będzie mógł w łatwy sposób poddać je archiwizacji. To, ile lat należy je przechowywać wynika bezpośrednio z zasad archiwizacji określonych 1 stycznia 2019 roku. W przypadku wielu dokumentów okres ten wynosi 5 lat, ale warto zapoznać się z dokładnymi przepisami. Dzięki temu unikniemy błędu oraz kar zawartych w ustawie.
W zależności od rodzaju dokumentu, okres jego przechowywania może być różny. Dlatego też podczas porządkowania dokumentów należy zwrócić uwagę na to, z jakim dokumentem mamy do czynienia, by nie popełnić pomyłki.
- Roczne sprawozdania finansowe powinny być przechowywane przez 5 lat kalendarzowych od roku kolejnego po tym, w którym sprawozdanie to zostało zatwierdzone.
- Karty wynagrodzeń pracowników oraz księgi rachunkowe należy przechowywać przez 5 lat. W przypadku pierwszych z nich warto zaczerpnąć wiedzy także z przepisów dotyczących rent i emerytur.
- W przypadku dokumentu poświadczającego o sposobie prowadzenia księgowości, termin przechowywania obejmuje co najmniej 5 lat od momentu ogłoszenia nieważności tego dokumentu.
- Dokumenty dotyczące sprzedaży oraz przychodów należy przechowywać co najmniej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, w którym są one zawarte. W przypadku dokumentów dotyczących inwentaryzacji okres ten wynosi 5 lat.
- Wszelkie dowody księgowe, które dotyczą środków trwałych (oraz środków trwałych w budowie), a także kredytów, umów handlowych czy pożyczek należy przechowywać przez 5 lat, począwszy od kolejnego roku obrotowego.
- W przypadku wystąpienia reklamacji, przechowywanie dokumentów powinno mieć miejsce przez rok od dnia zakończenia procesu reklamacyjnego.
- Inne dowody księgowe oraz sprawozdania wcześniej niewymienione należy przechowywać przez 5 lat.
Archiwizacja dokumentów jest obowiązkowa dla każdego podmiotu, a nieznajomość prawa nie zwalnia z tego obowiązku. Dlatego też warto znać aktualne przepisy lub skorzystać z usług firmy zajmującej się archiwizacją dokumentów.
