Jak wiadomo w polskim prawie gospodarczym funkcjonują różne dokumenty zarówno finansowe, jak i księgowe. Ponadto są one konieczne do udokumentowania przeprowadzonej transakcji nie tylko sprzedaży towaru, ale również uzyskania zapłaty. Oczywiście rodzaj dokumentu będzie uzależniony od rodzaju opodatkowania firmy, która będzie uczestniczył w danej transakcji. W obrocie stosowane są również faktury pro forma. Nie wszyscy jednak mają świadomość na czym dokładnie polega ten dokument. Co to jest faktura proforma?
Czym jest faktura pro forma?
Należy przede wszystkim zdawać sobie sprawę z faktu, że wspomniana faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Nie stanowi zatem żadnej podstawy do uiszczenia opłaty, nie jest to również dowód zrealizowanej transakcji. Faktura pro forma wysyłana jest jako element oferty, który informuje drugą stronę, jaka jest rzeczywista wysokość faktury.
Faktura pro forma może być zatem wysyłana jako forma wezwania do zapłaty czy zapowiedź wystawienia właściwej faktury w przyszłości. Omawiana faktura pro forma nie będzie tym samym generowała obowiązku podatkowego, nie może tym samym zostać zaksięgowana w ewidencji. Faktury pro forma nie można również uwzględniać w trakcie rozliczeń, nie stanowi też żadnej podstawy do roszczeń wobec jej odbiorcy.
Co dokładnie powinna zawierać faktura pro forma?
Warto wiedzieć, że faktura pro forma ma identyczny wygląd jak klasyczna faktura VAT. Musi zatem posiadać nie tylko i wyłącznie właściwy tytuł, ale również prawidłowe datowanie czy numer. Nie można zapomnieć zawrzeć w niej przedmiotu transakcji, ceny jednostkowej czy ceny za całość.
Koniecznie należy na fakturze umieścić wartość netto, wysokość podatku VAT, a także wartość VAT i wartość brutto. Bardzo ważne jest także dokładnie podanie terminu wykonania danej usługi i terminu płatności. Umieszczeni na fakturze muszą być również nadawca i odbiorca. Warto zaznaczyć, że jedyna różnica między fakturą pro forma, a klasyczną fakturą polega na tytule. Faktura pro forma musi bowiem być zatytułowana jako pro forma.
Kiedy można wystawić fakturę pro forma?
Należy wiedzieć, że nie jest to dokument księgowy, dlatego nie ma przepisów regulujących termin jego wystawienia. Możliwe jest zatem wystawienie tej faktury kontrahentowi praktycznie w dowolnym momencie. W zdecydowanej większości przypadków przedsiębiorca w momencie nawiązania danej relacji biznesowej przesyła swojemu kontrahentowi fakturę pro forma razem z pierwszymi dokumentami ofertowymi.
